La gestión documental es el proceso y recurso para organizar, almacenar y controlar documentos, de esta manera, se automatizan los flujos de trabajo dentro de una empresa u organización. Los documentos son físicos o digitales. ADEA Mx, cuenta con los siguientes pasos de la gestión documental para el crecimiento exponencial de la correcta en los procesos:
1. Producción
ADEA Mx, realiza la evaluación de los documentos, ingreso y categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionalidad. De igual modo, se revisa todo lo relacionado con el tratamiento de los documentos y la ejecución de tecnologías y de estrategias.
2. Gestión
Realizamos un análisis de relevancia en el documento de forma integral, su participación en los procesos de la empresa, así como las funcionalidades que tiene en el exterior. El documento es evaluado en relevancia, calidad y facilidad del acceso sobre él. Podemos tener el propósito para el proceso, si es consulta o gestión.
3. Planeación
Dentro de ADEA Mx, contamos con el área calificada para poder tener una valoración de la información, donde toman en cuenta el contexto legal, técnico y a nivel funcional de la empresa, por el cual un análisis e interpretación de las necesidades y objetivos de esta valoración debe verse agilizada por la gestión documental.
Nuestra área posteriormente determina los protocolos, normas y objetivos, las bases que debemos tomar en cuenta para la gestión de archivos.
4. Organización
ADEA Mx, categoriza todas las operaciones técnicas de gestión documental, donde una revisión a fondo del documento establece su categoría, serie documental, valor, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece. Categorizando las operaciones establecemos el ciclo de vida del documento.
5. Migración digital
Para la migración o transferencia de los documentos, se establecen políticas para mantener tablas de valoración documental en óptimas condiciones y de esta forma el archivo mantenga su formato, estructura, y conversión.
6. Integridad del documento
Se considera que los procesos de selección y valoración del documento deben ser para protección de este, previo al análisis del documento se determina el ciclo de vida para poder corresponder con el servicio acertado.
7. Cuidado de los documentos
En ADEA Mx, tenemos los métodos y herramientas tecnológicas para la conservación de los documentos, y, por ende, del cuidado de la información que yace en ellos. Estos procedimientos se llevan a cabo durante la gestión para garantizar la preservación a largo plazo.
8. Importancia
Previo análisis se establece un valor de importancia sobre los documentos de la empresa, de este modo se origina una metodología para una relevancia en cuanto información vital y principal. De este modo y disposición final, las estrategias de gestión son en pro de nuestros clientes.
La cantidad de documentos que se producen dentro de las empresas exigen regulación, control y planeación. En ADEA Mx, las principales estrategias para una correcta gestión de los documentos y la información es garantizar el correcto tratamiento documental.
ADEA Mx es una empresa en busca de mejorar procesos documentales, optimizamos las funciones de trazabilidad y entrega. Construimos a las empresas del futuro.
