La custodia documental, es el resguardo de los documentos en volumen empresarial, realizando un proceso para cualquier tipo de documentación, física o digital para distintas áreas de la empresa.
La custodia es partícipe en tres aspectos, caja, documento e información. La custodia y seguridad de la información, se recibe en los datos debido que muchos documentos para resguardo contienen datos confidenciales o personales. De esta manera, ADEA Mx perfecciona el proceso de resguardo y custodia en la planta. Contamos con la seguridad necesaria para mantener el estado físico de los documentos y la protección de los datos.
¿Cómo es nuestra metodología?
La metodología para la custodia documental corresponde a la identificación en la recepción de documentos, posteriormente, la identificación por medio de diversas etiquetas internas para tener en control y monitoreo dentro de nuestros sistemas y contar con la ubicación exacta de cada documento.
En ADEA Mx, la custodia documental física se realiza en nuestra nave acondicionada por medidas de seguridad para los documentos, pero, actualmente los documentos pueden ser también de forma digital, este tipo de custodia es beneficiada por un hosting, la información en servidores ADEA Mx, o bien por un sistema de gestión documental. En ambas opciones, podrás encontrar de forma fácil y acceder en cualquier momento a la información, y funciona como una copia de seguridad de aquellos documentos físicos que la empresa deba tener archivados.
Todo tipo de empresas se ven beneficiadas al poder hacer una custodia documental, debido que manejan una amplia cantidad de documentos, en la mayoría son datos de una índole confidencial y sensible, lo cual implica un doble cuidado.
ADEA Mx realiza una custodia documental adecuada y eficaz, con una organización de forma segura, en orden e indexación empeñando la facilidad de poder contar con el documento en cualquier momento.
Certificaciones de ADEA Mx
En ADEA Mx, contamos con la certificación ISO/ICE 9001:2015 (Tecnología de la información – Técnicas de seguridad – Sistemas de gestión de la seguridad de la información), Además de PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) Certificación de seguridad para el manejo de datos personales por manejo de tarjeta de pago y evitar fraudes.
La custodia documental está completamente garantizada en la seguridad y confidencialidad de los datos personales contenidos en la documentación.
Contamos con detectores de humo, vigilancia 24 horas por 365 días del año, Cuerpo de brigadistas, sistema GPS para nuestras unidades logísticas, accesos biométricos a cada antesala de la planta, hidratantes, tableros sectoriales, y demás medidas de seguridad y protección de la información.
La custodia documental permite ahorrar espacio y un recurso económico en el almacenamiento para nuestros clientes, ofrecemos el seguro de que los documentos sólo tendrán acceso personas autorizadas.
ADEA Mx es una empresa en busca de mejorar procesos documentales, optimizamos las funciones de trazabilidad y entrega. Construimos a las empresas del futuro.
